O controle de estoque conta quantas unidades você tem de cada produto, tira uma a cada pedido e marca o item como Indisponível no cardápio sozinho quando a conta chega a zero. Você liga produto por produto, no que faz sentido contar.
Em quais planos está. O controle de estoque está disponível no plano Premium Pro. Para comparar o que cada plano inclui, veja Os planos do Hubt ou a página hubt.com.br/planos.
Onde fica
- Entre na sua conta e abra o painel do Hubt.
- Escolha o estabelecimento.
- Clique em Estoque, no menu de cima.
A tela é uma tabela só, com todos os produtos do seu cardápio. Cada número da imagem é um controle:
- Buscar produtos (1): acha o item pelo nome, sem precisar rolar a lista.
- Filtro de produtos (2): mostra todos, só os indisponíveis, só os que estão abaixo do estoque mínimo ou só os que já têm controle ligado.
- Três pontos (3): exporta a lista para Excel.
- Caixas de seleção (4): marcam produtos para agir em vários de uma vez.
- Estoque mínimo (5): o número de referência daquele produto.
- Estoque atual (6): a quantidade que existe agora, com os botões de menos e mais.
- Status (7): Disponível ou Indisponível.
- Setinha da linha (8): abre todas as ações daquele produto.
Nos produtos que ainda não têm controle ligado, as colunas de estoque mostram o botão Ativar controle de estoque no lugar dos números. Quem tem tamanhos ou sabores mostra o link Ver variações ao lado do nome.
Como o Hubt faz a conta
Esta é a parte que mais gera dúvida, então vale entender antes de ligar qualquer coisa. A regra é curta: o Hubt só baixa, ele nunca soma.
- Baixa sozinho: todo pedido tira do estoque. Vale para o pedido que o cliente faz no cardápio e também para o pedido que você digita no painel, em Novo pedido.
- Não baixa: venda de balcão anotada no caderno, no bloco ou na calculadora. O que não vira pedido no Hubt não mexe na contagem, e em uma semana os números já não batem.
- Você lança na mão: a mercadoria que chega do fornecedor, a perda, a quebra, a cortesia, o consumo da equipe e a contagem física do fim do mês.
Quando a contagem chega a zero, o produto vira Indisponível no cardápio na hora. Ele continua aparecendo para o cliente, mas no lugar do preço aparece Indisponível e não existe botão para adicionar. Assim que você lançar uma entrada, ele volta a vender sozinho.
Duas consequências importantes disso:
- Se você usa estoque, registre a venda de balcão em Novo pedido. É o único jeito de a contagem acompanhar a realidade.
- Se ninguém lançar a entrada da mercadoria, a contagem zera e o produto some da venda mesmo com a geladeira cheia.
Mais dois detalhes da conta. Complemento não baixa estoque, porque o controle é por produto. E produto com variação conta separado, porque cada tamanho é um item diferente na sua prateleira.
Como ativar o controle em um produto
O controle é ligado um a um. Nenhum produto começa com contagem.
- Ache o produto na lista, com a busca se precisar.
- Clique em Ativar controle de estoque, na coluna do meio.
- Se o produto tem mais de um preço, escolha Estoque por produto ou Estoque por variação.
- Informe a quantidade que existe agora em Estoque atual.
- Informe o Estoque mínimo, o número de referência para você repor.
- Clique em Ativar.
- Controle de estoque (1): escolhe se a conta é uma só para o item inteiro ou separada por tamanho. Produto com um preço só fica em Estoque por produto.
- O produto (2): a categoria e o nome, para você conferir que é o item certo antes de salvar.
- Estoque atual (3): obrigatório. É a quantidade que existe agora, contada de verdade, não a que você acha que tem.
- Estoque mínimo (4): o número de referência para repor. Ele não bloqueia venda e ainda não dispara aviso.
A partir daí, cada pedido baixa a quantidade automaticamente. O mesmo comando também está na setinha no fim da linha.
Estoque por produto ou por variação
Estoque por produto conta uma quantidade só para o item inteiro. É o caso da lata de refrigerante, que só existe de um jeito.
Estoque por variação conta separado para cada tamanho ou versão, porque cada uma é um item diferente na sua geladeira. Acabar a pizza Grande não quer dizer que acabou a Média. Se o produto tem tamanhos e você conta por produto, o Hubt vai zerar tudo junto e tirar da venda um tamanho que ainda tem.
Produto com variação mostra o link Ver variações ao lado do nome, e é ali que você vê e ajusta o número de cada uma.
Como ativar em vários produtos de uma vez
Para ligar a categoria inteira de bebidas, por exemplo, não precisa abrir um por um.
- Marque as caixas de seleção dos produtos, na primeira coluna.
- Clique em Ativar controle de estoque, na barra que aparece acima da tabela.
- Informe a quantidade de cada produto na lista.
- Clique em Concluir.
A barra mostra o contador de selecionados com um x ao lado, que limpa a seleção, e duas ações: Tornar indisponível, que tira da venda todos os selecionados, e Ativar controle de estoque, que liga a contagem de todos de uma vez.
A caixa do cabeçalho da tabela marca a lista inteira. Combinada com o filtro, ela resolve trabalho em massa: filtre por Produtos com controle de estoque, marque tudo e aja de uma vez.
As ações da setinha da linha
A setinha no fim de cada linha é o menu completo daquele produto. Tudo que não está na tabela está ali.
- Lançar entrada: soma a mercadoria que chegou.
- Lançar saída: tira o que saiu fora de pedido, como perda, quebra, cortesia ou consumo da equipe.
- Atualizar estoque total: substitui a contagem pelo número que você contou de verdade.
- Tornar indisponível: o produto continua no cardápio, mas o cliente não consegue pedir. No produto que já está indisponível, essa mesma linha vira Tornar disponível.
- Editar estoque mínimo: muda o número de referência para repor.
- Configurar controle de estoque: abre as opções do controle daquele produto, e é por aqui que você desliga.
Movimentar o estoque: entrada, saída e contagem
Movimentar é ajustar o número quando entra mercadoria, quando sai algo fora do pedido ou quando a contagem não bate. Tem dois caminhos, um para correção pequena e outro para quantidade maior.
Ajuste rápido de uma unidade
Na coluna Estoque atual, os botões de menos e mais mudam uma unidade por clique. É o jeito mais rápido para uma correção pequena, do tipo esqueci de contar uma.
Entrada, saída e contagem física
- Clique na setinha no fim da linha do produto.
- Escolha Lançar entrada quando a mercadoria chegou, Lançar saída quando saiu fora de pedido, ou Atualizar estoque total depois de uma contagem física.
- Informe a quantidade e confirme.
As três levam para a mesma janela, Atualizar estoque, cada uma já na aba certa. Você pode trocar de aba ali dentro sem fechar.
- Entrada (1): soma ao que já existe. Chegou a caixa do fornecedor, você lança aqui.
- Saída (2): subtrai do que existe. Serve para perda, quebra, cortesia e consumo da equipe.
- Valor total (3): troca a contagem pelo número que você digitar, sem somar nem subtrair. É a opção da contagem física.
- A quantidade (4): o campo muda de texto conforme a aba, para você não errar o sentido da conta.
A alteração vale na hora. Não precisa publicar o cardápio de novo.
Na dúvida entre Entrada e Valor total. Use Entrada quando você sabe quanto chegou. Use Valor total quando você sabe quanto tem. Contou 18 garrafas na geladeira, vá em Valor total e digite 18. Chegaram 24 garrafas, vá em Entrada e digite 24.
Estoque mínimo
O estoque mínimo é o número de referência para repor. Coloque a quantidade que dá tempo de comprar sem faltar. Se a cerveja vende 12 por dia e o fornecedor entrega em dois dias, um mínimo de 24 faz sentido.
Para definir, clique na setinha no fim da linha e escolha Editar estoque mínimo. O mesmo campo aparece na janela de ativar o controle, quando você liga a contagem pela primeira vez.
O aviso ainda não dispara. A própria tela do Hubt marca o alerta de estoque baixo como em breve. Por enquanto o número serve de referência na lista, e o filtro Produtos abaixo do estoque mínimo mostra quem já passou do ponto. Na prática, esse filtro é a sua lista de compras do dia.
Deixar um produto indisponível na mão
A coluna Status mostra Disponível ou Indisponível. Para tirar da venda sem mexer na contagem, clique na setinha no fim da linha e escolha Tornar indisponível. O número continua o mesmo. Serve quando o produto existe mas você não quer vender hoje.
Para devolver à venda, a mesma linha do menu vira Tornar disponível.
Os controles do topo da lista
A busca
Digite parte do nome em Buscar produtos e a tabela filtra na hora. Em cardápio grande é mais rápido que rolar.
O filtro
- Todos os produtos: a lista inteira, que é como a tela abre.
- Produtos indisponíveis: só o que o cliente não consegue pedir agora.
- Produtos abaixo do estoque mínimo: a lista de reposição do dia.
- Produtos com controle de estoque: só os que já têm contagem ligada.
O filtro de abaixo do mínimo é o mais útil no dia a dia. Ele responde numa olhada o que precisa ser comprado.
Exportar para Excel
Os três pontos têm uma ação só: Exportar para Excel. Ela baixa a lista do jeito que está na tela, com categoria, produto, estoque mínimo, estoque atual e status. Serve para conferir a contagem fora do painel ou mandar a lista de compras para quem faz a compra.
Como desativar o controle de um produto
- Clique na setinha no fim da linha do produto.
- Escolha Configurar controle de estoque.
- Desligue a chave Ativar controle de estoque.
- Clique em Ativar, no rodapé da janela. O nome do botão não muda, mas é ele que salva.
Ao desativar, a contagem some e o produto para de baixar a cada pedido.
Atenção. Desativar não devolve o produto para Disponível. Se ele zerou e ficou Indisponível, continua assim depois que você desliga o controle. Clique na setinha da linha e escolha Tornar disponível.
Em quais produtos vale a pena ativar
Controlar tudo dá trabalho, e o trabalho é diário. O critério é simples: controle o que acaba e trava venda.
- Vale a pena: bebida, cerveja, sobremesa pronta, produto embalado, item de revenda e tudo que você faz em lote. A doceria que assa cem brigadeiros de manhã sabe exatamente quantos tem.
- Costuma não valer: prato feito na hora, onde o limite é a cozinha e não a contagem.
Uma rotina que funciona
- Lance a entrada assim que a mercadoria chegar. Nota que chega e não é lançada some.
- Antes de abrir, dê uma olhada no filtro de abaixo do mínimo. Dois minutos evitam pedido de produto que já acabou.
- No fim do expediente, confira os itens de maior giro.
- Uma vez por semana, faça a contagem física dos itens críticos e ajuste pela aba Valor total.
Duas coisas ajudam a rotina pegar: comece pelos cinco produtos que mais faltam, porque ligar controle em tudo de uma vez costuma acabar em tabela abandonada, e use o filtro Produtos com controle de estoque no dia a dia, porque a tabela inteira polui.
Perguntas frequentes
Preciso ativar em todos os produtos?
Não. Ative só onde faz sentido. Bebida, item embalado e produto feito em lote pedem controle. Já o prato feito na hora não precisa, porque o limite ali é a cozinha, não a contagem.
Recebi mercadoria. Preciso lançar?
Precisa. O Hubt só baixa por pedido. A entrada é você quem lança, pela setinha da linha, em Lançar entrada.
Vendi no balcão e o estoque não baixou.
O que não vira pedido no Hubt não baixa. Registre a venda de balcão em Novo pedido e a contagem acompanha.
Ativei e o número está errado.
Ajuste em Estoque atual com os botões de menos e mais, ou use a aba Valor total da janela Atualizar estoque e digite a quantidade certa.
Zerei e o produto sumiu do cardápio?
Não. Ele continua no cardápio, mas no lugar do preço aparece Indisponível e o cliente não encontra botão para adicionar. Na tela de estoque, o status muda sozinho para Indisponível.
Complemento baixa estoque?
Não. O controle é por produto.
Produto com variação conta separado?
Conta, quando você escolhe Estoque por variação. Cada variação tem o próprio número, e o link Ver variações abre a lista.
O estoque some quando o produto fica oculto?
Não. A contagem continua guardada.
Dá para ver o histórico de movimentação?
Ainda não. A tela mostra a contagem de agora, não o histórico de entradas e saídas. Se você precisa de um relatório de movimentação, fale com a gente pelo Suporte.
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